Skip to main content

​
Datenexport & Datenverwaltung

Sie können jederzeit eine maschinenlesbare Kopie Ihrer Organisation herunterladen. Dieser Export ist das, worüber wir Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO erfüllen. Für alle außer den größten Organisationen liefert ein Aufruf alles; oberhalb einer bestimmten Zahl von Fällen kommt der Export in Teilen und sagt Ihnen selbst, wie Sie den Rest holen — siehe Sehr große Organisationen weiter unten.

​
Datenexport durchführen

1

Öffnen Sie die Einstellungen

Klicken Sie Einstellungen in der Seitenleiste.
2

Gehen Sie zum Abschnitt Datenexport

Scrollen Sie zum Abschnitt Datenexport.
3

Starten Sie den Download

Klicken Sie JSON exportieren neben der Organisation, die Sie exportieren möchten.
Die Datei wird erzeugt, während sie heruntergeladen wird: Der Browser beginnt sofort zu speichern und schreibt weiter, bis der Export vollständig ist. Es gibt keinen Hintergrundauftrag, keine E-Mail und keine Aufbewahrung auf unserer Seite — Sie erhalten die Datei direkt, und danach liegt sie ausschließlich auf Ihrem Rechner.
Nur Administratoren einer Organisation können den Export ausführen. Operator und Reviewer sehen die Schaltfläche nicht. Das ist Absicht: Die Datei enthält alle Fälle, alle Belegdaten und die Mitgliederliste der gesamten Organisation.
Große Organisationen brauchen länger, und der Download läuft dabei einfach weiter — brechen Sie ihn nicht ab, nur weil scheinbar nichts passiert. Lassen Sie den Reiter offen, bis der Browser den Download als abgeschlossen meldet.

​
Export-Dateiformat

Der Export ist eine einzige JSON-Datei in UTF-8, benannt nach Organisation und Datum. Sie enthält:
  • Organisation, Standorte und Arbeitsbereiche — je Arbeitsbereich Typ, Beschreibung und Umgebungskennung (envFingerprint)
  • Fälle — Titel, Beobachtung, Ursache, Lösung, Schweregrad, Kategorie, Status, Sprache, Schlagworte sowie die Verknüpfungen zwischen Fällen
  • Fallvorlagen — die wiederverwendbaren Vorlagen aus den Einstellungen
  • Belegdaten — Dateiname, Typ, Bildunterschrift, Größe und der per Texterkennung gewonnene Text. Die Belegdateien selbst sind nicht Teil der JSON-Datei; laden Sie die benötigten Dateien in der Fallansicht herunter
  • Mitglieder — Name, E-Mail-Adresse und Rolle je Organisation
  • Audit-Protokoll — nur in Tarifen, die den Audit-Export enthalten
Der Export enthält personenbezogene Daten Ihrer Mitglieder. Bewahren Sie ihn so auf, wie Sie eine Personalakte aufbewahren würden.

​
Sehr große Organisationen: der Export kann fortgesetzt werden

Ein einzelner Export läuft gegen ein festes Zeitbudget und trägt deshalb eine Obergrenze an Fällen. Wird sie erreicht, ist die Datei nicht vollständig, und sie sagt Ihnen das selbst: im Block _meta steht dann truncated: true, die Gesamtzahl Ihrer Fälle in totalCases und in nextCursor die Marke, an der es weitergeht. continuation nennt die Adresse für die Fortsetzung. Rufen Sie sie so lange erneut auf, bis nextCursor den Wert null hat — dann haben Sie alle Fälle, und die Summe stimmt mit totalCases überein.
Die Zahl selbst steht hier bewusst nicht: sie wird aus dem Zeitbudget und den gemessenen Kosten je Fall abgeleitet und kann sich ändern. Verlassen Sie sich auf _meta, nicht auf eine Zahl in dieser Anleitung.

​
Nach einer Kündigung

Eine Kündigung löscht nichts. Sie wird zum Ende der bezahlten Laufzeit wirksam; bis dahin ändert sich am Zugang nichts. Danach läuft die Organisation mit dem Funktionsumfang Starter weiter: vorhandene Fälle, Nachweise, Mitglieder und Arbeitsbereiche bleiben vollständig und lesbar, und der Export bleibt jederzeit verfügbar. Es entfallen nur die tarifgebundenen Funktionen, und Sie können nichts Neues über die Starter-Grenzen hinaus anlegen. Maßgeblich sind die AGB, dort Abschnitt 5 und Abschnitt 9. Gelöscht wird nur, wenn Sie es verlangen. Löschen Sie Ihr Konto oder Ihre Organisation, werden personenbezogene Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder unumkehrbar anonymisiert — ausgenommen gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Rechnungsdaten, zehn Jahre).
Das Löschen einer Organisation wirkt sofort und unwiderruflich und entfernt jeden Fall und jeden Nachweis darin. Führen Sie vorher einen Export aus — das ist die einzige Kopie, die Ihnen bleibt.

​
Daten-Verwaltung

​
Eigene Sicherungskopien

An dieser Stelle stand bis zum 05.08.2026, FTS erstelle täglich verschlüsselte Backups mit 30-tägiger Aufbewahrung und prüfe die Wiederherstellbarkeit wöchentlich. Diese Zusage war nicht gedeckt und wurde entfernt.
Bitte behandeln Sie den Export als Ihre Sicherungskopie: Führen Sie ihn regelmäßig aus und bewahren Sie die Datei so auf, wie Sie andere Betriebsunterlagen aufbewahren. Wenn Sie für Ihren Einsatz eine zugesicherte Sicherungs- und Wiederherstellungsgarantie brauchen, schreiben Sie uns an support@ferrufino-tech-solutions.com — dann sagen wir Ihnen verbindlich, was gilt, statt es hier zu behaupten.

​
Datenschutz-Audit

Eine eigene Ansicht für Audit-Protokolle gibt es in der Anwendung derzeit nicht. Hier stand bis zum 05.08.2026 ein Klickweg zu einem Bereich „Audit-Protokolle” mit Filter und CSV-Ausgabe; diesen Bereich gibt es nicht. Die Einleitungszeile „Zeigen Sie alle Verarbeitungen sensibler Daten an:” hat diese Korrektur überlebt und ist inzwischen entfernt worden (06.08.2026) — sie forderte zu einer Handlung auf, die der Absatz darunter im selben Atemzug verneint. Was es gibt: Das Audit-Protokoll Ihrer Organisation ist Teil des JSON-Exports oben — sofern Ihr Tarif den Audit-Export enthält. Zu einem einzelnen Fall sehen Sie den Verlauf in der Fallansicht, und der Ausdruck eines Falls enthält den Audit-Verlauf.

​
Datenlöschung

​
Fall löschen

Das Löschen eines Falls archiviert ihn: Er verschwindet aus Suche und Fallliste, bleibt aber erhalten. Wiederherstellen dürfen ihn der Verfasser des Falls, jeder Reviewer und jeder Admin — der wiederhergestellte Fall kommt als Entwurf zurück und durchläuft die Prüfung erneut. Löschen selbst darf nur, wer den Fall verfasst hat, oder ein Admin. Erst das Löschen der ganzen Organisation entfernt Inhalte unwiderruflich.
1

Öffnen Sie den Fall

Gehen Sie zu dem Fall, den Sie löschen möchten.
2

Löschen Sie den Fall

Nutzen Sie die Löschen-Aktion in der Fallansicht und bestätigen Sie den Hinweis. Eine erneute Eingabe Ihres Passworts ist dafür nicht erforderlich.

​
Belegdatei entfernen

1

Öffnen Sie den Beleg-Bereich

Öffnen Sie den Fall und scrollen Sie zum Abschnitt Nachweise.
2

Entfernen Sie die Datei

Klicken Sie das Löschen-Symbol an der Datei und bestätigen Sie. Die Datei wird aus dem Fall entfernt.
Frühere Fassungen dieser Seite sagten zu, gelöschte Belegdateien würden „sofort aus allen Backups entfernt”. Eine solche Zusage können wir nicht belegen und sie steht hier nicht mehr. Wenn Sie eine dokumentierte Löschzusage für Ihre Belegdaten brauchen, schreiben Sie uns.

​
Nächste Schritte

Sicherheitsfeatures

Erfahren Sie mehr über 2FA und SSO.

Abrechnung

Verwalten Sie Ihr Abonnement und Zahlungen.

Kontakt

Fragen zum Datenexport? Schreiben Sie uns.