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Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihren ersten Case erstellen. Wir werden einen echten Wartungsfall durchgehen – von der Idee bis zur Veröffentlichung.

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Szenario: Motorlager-Austausch

Stellen Sie sich vor, Ihr Team hat gerade ein Problem mit einem defekten Motorlager behoben. Sie möchten diesen Lösungsablauf für zukünftige Techniker dokumentieren.

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Schritt 1: Case initiieren

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Loggen Sie sich in FTS ein und gehen Sie zum Dashboard
2
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Neuer Fall
3
Wählen Sie optional eine Vorlage (z.B. “Wartungsverfahren”) oder starten Sie leer
4
Sie sehen ein leeres Case-Formular

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Schritt 2: Grundinformationen ausfüllen

Das Formular hat genau diese Felder. Die beiden mit * sind Pflicht — ohne sie lässt sich der Fall nicht speichern:
Der Bereich Vorlage verwenden über den Feldern ist kein Feld des Falls: Er belegt Schweregrad, Kategorie, Tags sowie Beobachtung und Lösung vor, und jeder vorbelegte Wert bleibt änderbar. Angelegt werden Vorlagen im Einstellungsbereich Fall-Vorlagen. Diese Seite hat die Vorlage immer genannt; die englische Fassung tat es lange nicht, obwohl sie dort „genau diese Felder” behauptete (offener Punkt #349).
Eine frühere Fassung dieser Tabelle nannte zwei Felder, die es nicht gibt. Sie führte „Beschreibung” und „Priorität” — das Formular hat weder das eine noch das andere: das Textfeld heißt Beobachtung / Symptome und ist Pflicht, und die Auswahlliste heißt Schweregrad. Beide Pflichtfelder fehlten in der Aufzählung ganz. Wer der alten Tabelle folgte, konnte den Fall nicht speichern. Die Werte für Schweregrad und Kategorie kommen außerdem aus den drei Taxonomie-Listen Ihrer Organisation; „Wartung” stand dort als Beispiel, ist aber in der Auslieferung kein Kategoriewert. Siehe Taxonomie.

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Schritt 3: Schritte schreiben

Die Schritte gehören in das Feld Lösung / Durchgeführte Schritte. Das ist ein einfaches, mehrzeiliges Textfeld — Sie schreiben den Ablauf als Fließtext hinein. Hier ein Beispiel:
Eine „Schritte”-Sektion gibt es nicht, und Markdown wird nicht formatiert. Eine frühere Fassung dieser Seite schickte Sie in eine Sektion dieses Namens und zeigte das Beispiel als Markdown mit ###-Überschriften. Das Formular hat keinen solchen Abschnitt — es gibt genau die drei Textfelder aus Schritt 2 — und alle drei werden unformatiert ausgegeben, in der Anwendung wie im PDF-Export. Wer Rauten schreibt, sieht später Rauten. Dasselbe steht auf Konzepte: einfache Textfelder, kein Rich-Text.
Schreiben Sie konkret und checklisten-orientiert. Ziel ist, dass ein neuer Techniker EXAKT folgen kann.

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Schritt 4: Tags hinzufügen

Tippen Sie im Feld Tags die Wörter ein, unter denen Ihr Team den Fall später suchen soll, und bestätigen Sie jedes mit Enter oder Komma:
  • wartung
  • motor
  • lager
  • vorbeugende-wartung
Ein Tag, das es noch nicht gibt, entsteht dadurch, dass Sie es eintippen — in jeder Rolle. Sie brauchen dafür weder die Admin-Rolle noch einen bestimmten Tarif; es genügt, Mitglied der Organisation zu sein. Tags sind freier Text und werden beim Speichern in Kleinschreibung abgelegt (höchstens 50 Zeichen). Es gibt auch keine Tag-Gruppen: Ein Tag hat einen Namen und sonst nichts, alle Tags eines Falls stehen auf derselben Ebene.Eine frühere Fassung dieses Kastens sagte das Gegenteil — Tags anzulegen setze die Admin-Rolle voraus, sonst solle man den Workspace-Admin fragen. Das war falsch und schickte Sie zu einer Nachfrage, die nichts bewirkt. Verwechselt worden waren Tags mit den drei festen Taxonomie-Listen (Arbeitsbereichstypen, Schweregrade, Kategorien): die zu ändern setzt tatsächlich die Admin-Rolle und den Tarif Team oder Enterprise voraus. Siehe Taxonomie.

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Schritt 5: Nachweise hochladen

Scrollen Sie auf der Case-Seite zum Bereich „Nachweise” — er steht dort als eigener Kasten, einen Reiter dafür gibt es nicht — und fügen Sie Bilder oder PDFs hinzu (Logdateien werden nicht angenommen):
  1. Klicken Sie auf + Datei hochladen oder ziehen Sie Dateien rein
  2. Wählen Sie aussagekräftige Dateien:
    • Lager-Austausch-Schritt-2.jpg – altes Lager
    • Lager-Austausch-Schritt-3.jpg – Installation
    • Ölstand-Prüfung.jpg – Qualitätskontrolle
  3. Der Dateiname ist alles, was den Nachweis beschriftet — wählen Sie ihn entsprechend
Ein Feld für eine Bildbeschreibung gibt es nicht. Eine frühere Fassung dieser Seite bot an, optional Beschreibungen wie „Altes Lager zeigt Verschleiß” hinzuzufügen. Der Nachweis-Bereich lädt die Datei und sonst nichts hoch; es gibt kein Eingabefeld für Titel oder Beschreibung. Dasselbe steht auf Nachweise. Sprechende Dateinamen sind deshalb der einzige Weg, einen Nachweis zu benennen.
Dies ist eine Tatsache des Datenschutzes, kein Funktionshinweis. Ab dem Team-Tarif liest FTS hochgeladene Bilder und PDFs kurz nach dem Hochladen mit Texterkennung aus. Dabei wird die Datei selbst zu Anthropic in die USA übertragen — dorthin, wo sie verarbeitet wird. Ihre Datenbank und Ihre Dateien liegen in der EU; dieser eine Schritt nicht. Wenn ein Dokument die EU niemals verlassen darf, laden Sie es hier nicht als Nachweis hoch. Einzelheiten stehen unter Nachweise.

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Schritt 6: Review einreichen

Sobald der Case fertig ist:
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Öffnen Sie den Fall und klicken Sie „Zur Prüfung einreichen” (nicht „Änderungen speichern”)
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Der Fall wechselt in den Status „In Prüfung” und erscheint in der Prüfliste aller Mitglieder der Organisation mit der Rolle Reviewer oder Admin. Zusätzlich werden diese in der Anwendung und per E-Mail benachrichtigt — Sie selbst sind davon ausgenommen. In sehr großen Organisationen ist die Zahl der verschickten Benachrichtigungen je Einreichung begrenzt; die Prüfliste zeigt den Fall in jedem Fall allen Prüfberechtigten.
Sie wählen keinen einzelnen Prüfer aus, und Sie können beim Einreichen keine Nachricht mitgeben. Das Einreichen benachrichtigt die Prüfberechtigten gemeinsam; wer den Fall übernimmt, entscheidet Ihr Team. Möchten Sie eine bestimmte Person ansprechen, tun Sie das außerhalb der Anwendung.
Jeder Fall ist für jedes Mitglied Ihrer Organisation sichtbar — auch im Status „Entwurf” und in jeder Rolle. Es gibt keine Sichtbarkeitseinstellung je Fall und keine Kennzeichnung „nur intern”; ein Tag ändert daran nichts. Ein Entwurf ist ein unfertiger, kein privater Fall. Was das ganze Team nicht sehen soll, gehört nicht in einen Fall.Für den Ablauf gilt trotzdem: erst mit „Zur Prüfung einreichen” geht der Fall in die Prüfung und kann danach veröffentlicht werden.

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Schritt 7: Reviewer-Feedback einarbeiten

Der Prüfer öffnet den Fall, klickt „Prüfen” und entscheidet sich im Dialog für eine von zwei Möglichkeiten. Beide erlauben einen optionalen Kommentar.

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Verifizieren ✓

Der Fall wechselt in den Status „Verifiziert”. Sie erhalten eine Benachrichtigung in der Anwendung und per E-Mail.

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Änderungen anfordern

Sie erhalten denselben Weg eine Benachrichtigung, dazu den Kommentar des Prüfers. Bearbeiten Sie den Fall und reichen Sie ihn erneut ein.
Verifiziert ist noch nicht veröffentlicht. Das Veröffentlichen ist ein eigener Schritt: Jemand mit der Rolle Reviewer oder Admin klickt „Veröffentlichen”. Es geschieht nicht automatisch.Es gibt außerdem keine Frist und keine Erinnerung — bleibt ein Fall liegen, sprechen Sie die Prüfberechtigten selbst an. Und es gibt keine Inline-Diskussion: Ein Prüfergebnis trägt genau einen Kommentar, keinen Gesprächsverlauf.

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Schritt 8: Veröffentlichter Case

Nach dem Veröffentlichen:
  • ✅ Case ist suchbar für Ihr ganzes Team
  • ✅ Techniker können den Case als Anleitung nutzen
  • ✅ Der Verlauf des Falls zeigt Einreichung, Prüfung und Veröffentlichung mit Datum
  • ✅ Eine spätere Bearbeitung setzt den Fall auf Entwurf zurück — er muss erneut geprüft werden

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Best Practices

Halten Sie einen Fall auf einem Vorgang. Wird die Beschreibung so lang, dass sie mehrere voneinander unabhängige Vorgänge behandelt, teilen Sie sie auf mehrere Fälle auf. Eine Zahl nennen wir hier bewusst nicht: Eine frühere Fassung empfahl „5-15 Schritte” — das Formular zählt keine Schritte, es hat ein freies Textfeld, und die Empfehlung war unbelegt.
Hochwertige Bilder und gut lesbare PDFs sind wichtiger als viele Dateien. 3-5 gute Nachweise > 20 schlechte.
Nutzen Sie Ihr Team-Deutsch (formell/informal). Konsistenz hilft dem Verständnis.
Ist der Fall später überholt? Archivieren Sie ihn über „Löschen” — er bekommt den Status „Archiviert”, verschwindet aus der Suche und bleibt für den Verlauf erhalten. Über „Wiederherstellen” kommt er als Entwurf zurück und durchläuft die Prüfung erneut.Eine automatische Versionierung gibt es nicht: Eine neue Fassung ist ein neuer Fall, den Sie bei Bedarf mit dem alten verknüpfen.

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Nächste Schritte

Team einladen

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