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Team-Aufbau ist der nächste Schritt nach dem Erstellen Ihres Workspaces. Diese Anleitung zeigt, wie Sie Kollegen einladen und die richtigen Rollen zuweisen.

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Überblick: Wer sollte eingeladen werden?

Typischer Team-Aufbau in einer Fertigungsfabrik:
Es gibt genau drei Rollen: Operator, Prüfer und Admin. Frühere Fassungen dieser Seite nannten zusätzlich einen „Workspace-Eigentümer”, eine Rolle „Mitglied” und eine Rolle „Betrachter” — die gibt es nicht. Über dem Admin steht nichts, und es gibt keine reine Leserolle: Wer sich in einem Arbeitsbereich anmelden kann, kann dort auch Fälle anlegen.
Starten Sie mit den Admins. Sie können später weitere Rollen delegieren.

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Schritt 1: Workspace-Admin öffnen

Nur ein Admin kann Team-Einladungen verwalten:
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Gehen Sie zu Einstellungen → Mitglieder
2
Sie sehen eine Liste aller aktuellen Mitglieder
3
Tragen Sie im Block Mitglieder einladen die E-Mail-Adresse und die Rolle ein und klicken Sie auf Einladen

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Schritt 2: Email-Adresse eingeben

Es öffnet sich kein Dialog. Der Block Mitglieder einladen steht direkt auf der Einstellungsseite unter der Mitgliederliste:
Geben Sie die E-Mail-Adresse ein (z.B. anna.mueller@fab.de). Die Rolle steht voreingestellt auf Operator; die Auswahl kennt genau die drei Rollen Operator, Prüfer und Admin.
Die E-Mail-Adresse muss gültig sein. FTS versendet eine Bestätigungs-Email.

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Schritt 3: Rolle auswählen

Wählen Sie aus der Rollen-Dropdown die passende Rolle: Häufige Szenarien:
Das Prinzip der geringsten Berechtigung: Weisen Sie nur die minimale Rolle zu. Mitglieder können immer später hochgestuft werden.

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Schritt 4: Rolle später ändern

Prüfer-Kategorien gibt es nicht. Eine frühere Fassung dieser Seite beschrieb, dass Sie einem Prüfer einzelne Kategorien wie „Wartung” oder „Qualität” zuweisen können und er dafür automatisch vorgeschlagen wird. Nichts davon existiert: Ein Mitglied trägt genau eine Rolle und sonst nichts. Wer die Prüfer-Rolle hat, kann jeden Fall im Arbeitsbereich prüfen, und es gibt keine automatische Zuweisung — ein eingereichter Fall geht an alle.
Die Rolle eines Mitglieds ändern Sie unter Einstellungen → Mitglieder direkt in der Zeile der Person über das Rollen-Auswahlfeld. Nur Admins dürfen das.

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Schritt 5: Einladung versenden

Klicken Sie auf Einladen:
  • FTS versendet eine E-Mail an anna.mueller@fab.de
  • Die E-Mail enthält einen Link zum Workspace
  • Anna hat 7 Tage Zeit, um die Einladung anzunehmen
  • Nach Annahme wird sie automatisch dem Workspace hinzugefügt
1
Anna klickt auf den Link in der Email
2
Sie wird zu FTS Signup weitergeleitet
3
Sie erstellt ein Konto mit E-Mail und Passwort (Single Sign-on gibt es nicht)
4
Sie ist sofort mit ihrer Rolle im Workspace aktiv

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Schritt 6: Bestätigung & Kommunikation

Nach erfolgreicher Einladung:
  1. Sie sehen Anna unter Ausstehende Einladungen — einem eigenen Block unter dem Einladungsformular, mit Adresse und Rolle. In der Mitgliederliste darüber steht sie erst, nachdem sie beigetreten ist.
  2. Anna erhält genau eine E-Mail: die Einladung mit dem Link.
  3. Optional: Schreiben Sie Anna eine Slack/Chat-Nachricht: “Ich habe dich zu FTS eingeladen. Check deine Email!”
Es gibt keinen Mitgliedsstatus „Eingeladen” und keine zweite Willkommens-E-Mail. Eine frühere Fassung dieser Seite nannte beides. Ausstehende Einladungen stehen in einem eigenen Block, nicht als Zeile mit Status in der Mitgliederliste, und versendet wird ausschließlich die Einladungs-E-Mail selbst.
Wenn die E-Mail nicht ankommt, sagt Ihnen der Eintrag das: er wird rot und nennt den Grund — Nicht zustellbar (meist ein Tippfehler in der Adresse) oder Als Spam markiert (an diese Adresse senden wir nicht erneut). Mit Abbrechen ziehen Sie eine Einladung zurück; der Link wird sofort ungültig.Zum erneuten Senden laden Sie dieselbe Adresse einfach noch einmal ein. Eine eigene Schaltfläche „Erneut senden” gibt es nicht, aber eine zweite Einladung an eine bereits ausstehende Adresse legt keine zweite an: Sie ersetzt sie durch einen neuen Link mit neuer 7-Tage-Frist und verbraucht keinen zusätzlichen Sitzplatz. Auch die Rolle können Sie dabei korrigieren. Der vorherige Link wird dadurch ungültig.

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Massen-Einladungen

Falls Sie viele Techniker einladen müssen:
FTS unterstützt aktuell nur einzelne Email-Einladungen. Für >10 Techniker:
  1. Erstellen Sie eine Liste mit Emails und Rollen
  2. Laden Sie sie nacheinander ein (dauert ~2 Min pro Person)
  3. Einen CSV-Import für Einladungen gibt es nicht — auch nicht über den Support. Es gibt weder eine Import-Maske noch eine Import-Schnittstelle; siehe Altdaten importieren. Für eine einmalige Übernahme schreiben Sie an support@ferrufino-tech-solutions.com.

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Rollen später ändern

Techniker wurde Prüfer? So ändern Sie die Rolle:
1
Gehen Sie zu Einstellungen → Mitglieder
2
Suchen Sie die Zeile der Person
3
Wählen Sie die neue Rolle im Auswahlfeld dieser Zeile — sie ist damit gespeichert
Eine Schaltfläche „Speichern” gibt es hier nicht. Eine frühere Fassung dieser Seite nannte sie als vierten Schritt, obwohl der Schritt davor auf derselben Seite schon sagte, die Auswahl sei gespeichert. Die Rolle wird in dem Moment übernommen, in dem Sie sie im Auswahlfeld anklicken — es gibt kein Speichern und auch kein Rückgängig. Prüfen Sie deshalb die Zeile, bevor Sie die Rolle wechseln.

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Best Practices

Neuer Techniker (Tag 1) → Operator Nach Schulung (Woche 2-4) → Immer noch Operator Nach Erfahrung (Monat 3-6) → Prüfer
Haben Sie 2 Admin-Personen? Ja! Wenn einer ausfällt, kann der andere die Admin-Aufgaben übernehmen.
Wenn ein Mitglied geht:
  • Ein Admin entfernt es unter Einstellungen → Mitglieder über Entfernen in der Zeile der Person. Der Zugriff endet sofort und der Sitzplatz wird frei.
  • Verfasste Fälle und Prüfungen bleiben erhalten und behalten die Person als Verfasser; nichts wird gelöscht und nichts umgeschrieben.
  • Der letzte Admin einer Organisation lässt sich nicht entfernen.
Offene Prüfungen gehen an niemanden über. Eine frühere Fassung dieser Seite sagte, „ein anderer Reviewer übernimmt offene Reviews”. Das setzt eine Zuweisung voraus, die es in diesem Produkt nicht gibt — der Hinweis im Abschnitt Rolle später ändern auf dieser Seite sagt es bereits: ein eingereichter Fall geht an alle Prüfer des Arbeitsbereichs. Nach dem Entfernen einer Person ist deshalb nichts zu übertragen; jeder verbleibende Prüfer kann den Fall unverändert prüfen.
Teilen Sie Workspace-Links NICHT öffentlich. Nur eingeladene Personen mit E-Mail können beitreten.

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Nächste Schritte

Rollen & Berechtigungen

Detaillierte Rollen-Beschreibungen

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