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Wenn du diese sechs Konzepte verstehst, bist du produktiv in FTS. Jedes Feature im Produkt baut darauf auf.

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1. Organisation und Workspace

Eine Organisation repräsentiert dein Unternehmen in FTS. Sie besitzt das Abonnement, die Abrechnungsbeziehung und die globalen Einstellungen. Ein Workspace ist ein Container innerhalb einer Organisation. Er enthält Cases, Mitglieder und eine Taxonomy. Denke an ihn als Projekt, Werk, Produktlinie oder Abteilung — was auch immer für dein Team Sinn ergibt.
Daten in einem Workspace sind strikt von denen eines anderen Workspaces isoliert, auch innerhalb derselben Organisation. Ein User mit Zugriff auf Workspace A kann nichts in Workspace B sehen, es sei denn, er wird explizit eingeladen.

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2. Case

Ein Case ist die atomare Wissenseinheit in FTS. Jeder Case hat:
  • Einen Titel und eine Zusammenfassung
  • Einen Rich-Text-Body mit Markdown, Code-Blöcken, Tabellen und eingebetteten Bildern
  • Einen Zustand (Draft, In Review, Verified, Published, Deprecated)
  • Tags aus der Workspace-Taxonomie
  • Angehängte Evidence
  • Ein vollständiges Audit-Trail (wer hat wann was gemacht)
  • Optionale Verlinkungen zu anderen Cases (für Muster, Abhängigkeiten, Follow-ups)
Ein Case wird nie gelöscht. Er kann deprecated, archiviert oder verschoben werden, aber die Historie ist dauerhaft. Das ist kritisch für regulierte Branchen und für langfristige Wissensbewahrung.

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3. Evidence

Evidence ist jede Datei, die an einen Case gehängt wird und die Behauptungen darin stützt: Fotos, PDFs, Messungen, CAD-Screenshots, Videos oder Berichte. Evidence wird in einem sicheren EU-gehosteten Object-Store gespeichert und per Referenz an den Case gebunden, nicht eingebettet — damit der Case-Datensatz schlank und schnell bleibt. FTS führt automatisch OCR auf Bild- und PDF-Evidence aus. Der extrahierte Text wird neben dem Case-Body indexiert, was bedeutet, dass du nach einem Wort suchen kannst, das nur auf einem Foto einer handschriftlichen Notiz stand.

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4. Review-Workflow

Cases durchlaufen einen leichtgewichtigen, aber strikten Review, bevor sie zur „Wahrheit” werden: 
Draft → In Review → Verified → Published → (Deprecated)
  • Draft ist, wo du allein arbeitest.
  • In Review blockiert Edits außer für Kommentare des Reviewers.
  • Verified heißt, dass ein zweites Augenpaar die Fakten bestätigt hat.
  • Published macht den Case für den breiteren Workspace sichtbar und für KI-Indizierung berechtigt.
  • Deprecated ist, wie du einen Case außer Dienst stellst, ohne ihn zu löschen.
Jeder Statusübergang wird mit Zeitstempel und verantwortlichem User im Audit-Log festgehalten.

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5. Taxonomy

Eine Taxonomy ist das strukturierte Vokabular, das dein Workspace zur Klassifikation von Cases nutzt. Out of the Box bekommt jeder Workspace eine Starter-Taxonomy mit vier Dimensionen:
  • Bauteil / Komponente — woran der Case eigentlich hängt
  • Fehlermode — die Art des Problems
  • Standort / Asset — wo es passiert ist
  • Severity — wie schwerwiegend es ist
Workspace-Admins können Taxonomy-Einträge in Einstellungen → Taxonomy hinzufügen, umbenennen, zusammenführen oder zurückziehen. Tags sind Referenzen, keine Kopien — wenn du ein Tag umbenennst, aktualisiert das jeden Case, der es verwendet.

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6. Rollen und Berechtigungen

FTS nutzt drei Rollen auf Workspace-Ebene:
RolleDarf
OperatorEigene Cases anlegen und bearbeiten, Evidence anhängen, Cases zum Review schicken.
ReviewerAlles was ein Operator darf, plus jeden Case im Workspace freigeben oder ablehnen.
AdminAlles was ein Reviewer darf, plus Mitglieder, Taxonomy, Integrationen und Workspace-Einstellungen verwalten.
Rollen sind pro Workspace — jemand kann in einem Workspace Admin und in einem anderen nur Operator sein.

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Wie alles zusammenpasst

Organisation (dein Unternehmen, Abrechnung)
  └─ Workspace (Projekt/Team/Standort)
       ├─ Mitglieder (mit Rollen)
       ├─ Taxonomy (Tags)
       └─ Cases
            ├─ Body + Status
            ├─ Evidence
            ├─ Tags
            ├─ Reviews
            └─ Audit-Log
Sobald du dieses mentale Modell hast, ist der Rest des Produkts nur Werkzeug, um jede dieser Dinge schneller, sauberer und sicherer zu machen.

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